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Comment préparer l'ordre du jour d'une réunion ?

Selon une étude menée par Verizon Business, les réunions sont la première perte de temps sur le lieu de travail. C'est parce que la plupart des réunions ne sont pas organisées, n'ont aucun but et sont tellement hors sujet que les réunions durent plus longtemps qu'elles ne le doivent.

Le moyen le plus simple de résoudre ce problème ? Créez un ordre du jour de réunion. Cela permet non seulement de réduire le temps et les ressources, mais aussi de donner aux conférenciers le temps de se préparer, d'encourager la participation et de maintenir la réunion sur la bonne voie. Nous avons analysé plus de 6 millions de réunions et constaté que les réunions avec un ordre du jour se terminent en moyenne 8 minutes plus tôt que celles sans ordre du jour. Avec une personne moyenne participant à 5 réunions par jour, cela représente une économie de 3,3 heures par semaine pour chaque employé impliqué.

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Toutefois, si vous n'avez jamais créé d'ordre du jour de réunion auparavant, vous ne savez probablement pas par où commencer exactement. Heureusement, vous pouvez vous référer à cet article car il vous donnera des indications sur la façon de créer un agenda qui fonctionne vraiment.

Préparez votre ordre du jour tôt.

Votre la réunion est prévue mercredi à 15 heures. Pensez-vous que vous devriez commencer à travailler sur l'ordre du jour mercredi matin ? J'espère que non.

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Au lieu d'attendre la dernière minute, commencez à créer votre agenda à l'avance. Il n'y a pas de délai exact ici, mais je recommande au moins trois jours à l'avance. Cela vous laisse suffisamment de temps pour créer un document professionnel et apporter des modifications en fonction des commentaires de votre équipe.

En outre, lorsque vous avez créé l'ordre du jour à l'avance, vous pouvez l'envoyer aux participants à la réunion. De cette façon, ils savent exactement à quoi s'attendre et peuvent se préparer en conséquence.

Comme l'a dit le sage Benjamin Franklin : « En ne vous préparant pas, vous vous apprêtez à échouer ».

Commencez par les bases.

Lorsque vous vous asseyez pour commencer à créer votre agenda, commencez par les bases, telles que :

    • À quelle heure débutera et se terminera la réunion ? Cela doit être aussi court que possible, idéalement 20 à 30 minutes.
    • Quels sont les participants nécessaires ? Invitez le moins de personnes possible.
    • Où se tiendra la réunion ? Si vous vous réunissez hors site, pensez à un endroit pratique et adapté à vos besoins. S'il s'agit d'une réunion virtuelle, incluez les informations de numérotation.

Cela vous donne les bases sur laquelle vous pouvez élaborer votre agenda. Et, comme cela ne devrait prendre que quelques minutes, ce n'est pas une tâche qui vous fait tergirer. En fait, une fois que vous aurez commencé, vous remarquerez la rapidité avec laquelle vous allez terminer l'ordre du jour de votre prochaine réunion.

Définissez clairement l'objectif de votre réunion.

Il est maintenant temps de créer l'ordre du jour de la réunion. Lorsque vous le faites, réfléchissez à l'objectif de la réunion. Il devrait également se concentrer sur ce qui doit être discuté, ainsi que sur les résultats souhaités.

Par exemple, si vous planifiez une session de brainstorming, votre objectif pourrait être de faites développer deux idées potentielles à votre équipe. Une fois que la meilleure idée a été choisie, l'équipe élabore un plan pour concrétiser l'idée.

Solliciter les commentaires des participants.

Vous voulez que votre réunion soit productive ? Ensuite, vous devez vous assurer que les invités sont engagés. Le moyen le plus simple de le faire est de solliciter leurs commentaires.

Si vous planifiez une réunion d'équipe, demandez aux membres de votre équipe de suggérer des points à l'ordre du jour. Assurez-vous qu'ils fournissent également une raison pour laquelle ce point devrait être discuté. Si vous n'incluez pas l'élément, assurez-vous d'expliquer votre décision. Vous pouvez également discuter du point en tête-à-tête avec la personne.

Priorisez les points de l'ordre

Au fur et à mesure que vous décrivez les points qui seront discutés, ajoutez-les à l'ordre du jour par ordre d'importance. De cette façon, la réunion ne fera pas d'heures supplémentaires. Pour vous assurer que la réunion est courte et concise, conservez l'ordre du jour autour de cinq sujets.

Je décomposerais également ces sujets en points clés afin que tout le monde puisse en voir les points clés. Cela créera une discussion plus ciblée au cours de la réunion.

Listez les sujets de l'ordre du jour en

Il n'est pas rare que l'ordre du jour ait des sujets répertoriés comme des phrases aléatoires. Cela pourrait être quelque chose comme « développement de projets clients ». Je suis sûr que tout le monde est content, mais qu'en est-il exactement du développement du projet du client ? Votre équipe sera certainement curieuse à ce sujet.

Posez plutôt des questions à l'ordre du jour. Dans ce cas, « Quelles sont les ressources nécessaires pour développer un projet pour un client ? » Il est plus précis et permet aux participants de mieux se préparer à la réunion.

Prévoyez suffisamment de temps.

C'est délicat. En règle générale, cependant, il est souvent guidé par le contenu. Par exemple, vous n'avez pas besoin de consacrer 10 minutes à votre présentation. Cela devrait durer environ deux minutes. Vous devriez au moins prévoir de consacrer 10 minutes à votre sujet le plus important.

Encore une fois, votre réunion ne doit pas durer plus de 30 minutes. Si c'est plus, vous voudra peut-être réduire les choses. Si la réunion se termine dans 20 minutes, c'est parfaitement bien — et je ne pense pas que quelqu'un se plaindra parce que qui n'aime pas sortir d'une réunion plus tôt ?

Inclure d'autres informations pertinentes.

Il peut s'agir de nommer la personne responsable de prendre quelques minutes pour demander aux participants de lire un document joint. De cette façon, chacun sait à quoi s'attendre et quelles seront ses responsabilités.

Spécifiez comment les membres doivent se préparer pour la réunion et qui dirige chaque sujet.

Vous devez partager l'ordre du jour avec les participants au moins 24 heures à l'avance. De cette façon, ils peuvent lire tous les documents de base et préparer des réflexions, des questions ou des préoccupations pour chaque élément.

De plus, incluez une liste des rôles et des responsabilités de toutes les personnes présentes. Cela permettra de s'assurer que la réunion se déroule aussi bien que possible.

Identifiez les prochaines étapes.

Après avoir discuté des sujets clés et décisions, prévoyez quelques minutes pour discuter des prochaines étapes - ce sont généralement des objectifs ciblés. De cette façon, votre prochaine réunion aura déjà un objectif, ce qui signifie qu'il sera plus facile d'écrire le résultat et l'ordre du jour la prochaine fois.